Aspel COI Caracteristicas

Aspel COI

Descubre El Secreto De Como Dominar Aspel COI

 Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendrás mayores beneficios con el manejo electrónico de tu contabilidad:

Manejo de Base de Datos.

El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras bases de datos como: SQL® y Firebird® esto te permitirá explotar la información generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de datos. La base de datos de Aspel-COI está estructurada por omisión en Firebird®.

Administrador de periodos.

Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o función están relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de periodos podrás consultar información relevante de todos los periodos creados, entre los que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del periodo, entre otros, también podrás seleccionar el periodo de trabajo y realizar diferentes operaciones tales como:

  • Crear nuevos periodos
  • Elimina el periodo del administrador
  • Traspaso de saldos
  • Auditar /desauditar periodo
  • Control de archivos
  • Traducción de archivos
  • Generación del respaldo de archivos
  • Restauración de respaldo
  • Cambio de base de datos

Cierre de periodos

En el Administrador de periodos se agregó la opción “Auditar/Desauditar periodo” que te permitirá marcar como cerrado un periodo de trabajo, es decir, bloquear el acceso a dichos periodos para que éstos no puedan modificarse.

Interfaz de consultas

Para agilizar la consulta de información, la estructura y presentación de los principales catálogos y ahora mediante consultas dinámicas es posible:

Revisar fácilmente desde la misma consulta la información relacionada sin necesidad de desplegar más catálogos, por ejemplo: desde el catálogo de cuentas podrás consultar los movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una subcuenta se mostrarán automáticamente todas las pólizas que ésta tenga registradas y si así lo deseas podrás consultar el detalle de las pólizas en ese momento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catálogo de pólizas donde con sólo posicionarse sobre una póliza específica podrás observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de cargo y abono registrados en ésta.
Personalizar las consultas de varias formas:

  • Ordenando la información de manera ascendente o descendente, a partir de alguno de los campos o columnas disponibles.
  • Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta.
  • Ordenando las columnas de la consulta según las necesidades específicas, para definir que columna estará en la primera posición, cual en la segunda y así sucesivamente.

Catálogo de Cuentas

Las características y funciones más relevantes que pueden llevarse a cabo en el catálogo de cuentas son:

a) En la consulta:

  • Identificar fácilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular para su consulta posterior.
  • Realizar una Asociación de cuentas dependiendo del rubro al que pertenezcan.
  • Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que pertenecerán a dicho rubro.
  • Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos históricos.
  • Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel®.

    b) Al dar de alta una cuenta:

  • Seleccionar la naturaleza de ésta (acreedora o deudora), lo que permitirá que el sistema no tenga que manejar números negativos en los saldos de las cuentas, de tal forma que si esto ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos.
  • Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una póliza.
  • Asociar o desasociar la cuenta a un rubro.

Manejo de rubros de cuentas

Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro en particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que pertenecerán a él, quedando disponible para su uso en cualquier cuenta.

Catálogo de cuentas departamentales

El sistema proporciona un catálogo de cuentas departamentales independiente al catálogo de cuentas, en este catálogo podrás asignar o asociar a una cuenta un departamento de los previamente registrados. Cabe mencionar que los departamentos deberán ser dados de alta desde su catálogo correspondiente. Adicionalmente en este catálogo será posible revisar el auxiliar de cada una de las cuentas departamentales, exportarlos a Excel® y consultar los saldos históricos.

Pólizas

En esta consulta además de encontrar el listado de pólizas agregadas, podrás visualizar los movimientos registrados en cada póliza sin necesidad de acceder al detalle, las pólizas estarán organizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos, entre otros, según lo definido en los parámetros de configuración).

Pólizas Modelo

Desde la ventana de pólizas modelo podrás dar de alta y modificar pólizas de este tipo, sin que tengas que acceder a la consulta de pólizas para realizar estas operaciones, también puedes Importarlas desde un archivo de Excel® y así quedan disponibles para que si así lo requieres puedas modificarlas en cualquier momento.

Pólizas de depreciación, ajuste cambiario y cierre

Las pólizas de este tipo ya no se generarán como pólizas modelo, es decir, al solicitarse cualquiera de los procesos se mostrará la ventana de alta de pólizas con la información correspondiente para que las pólizas, sean grabadas en ese momento.

Integración de pólizas

El sistema te permitirá integrar masivamente las pólizas que aún no estén incorporadas y/o contabilizadas en tu periodo de trabajo.

Captura de pólizas en moneda extranjera

Mediante la activación del parámetro de configuración “Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas”, se permitirá realizar la captura de la póliza en una moneda diferente a la base y el sistema recalculará automáticamente los montos a moneda contable conforme a lo registrado en el histórico de tipos de cambio.

Digitalización de la contabilidad (Documentos asociados a las pólizas)

En esta consulta podrás asociar a una póliza uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, entre otros. Estos archivos se almacenarán en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrás asociar comprobantes fiscales digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar un óptimo seguimiento.

Balanza de comprobación

Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades:

Balanza acumulativa

Mediante la opción “Selección de periodos para la balanza acumulativa” podrás generar una balanza acumulada que incluya varios periodos y no sólo el del mes de trabajo.

Balanza de comprobación con departamentos

Mediante este nuevo catálogo tendrás la posibilidad de obtener una balanza de comprobación clasificada por departamentos. Este catálogo también permite obtener una balanza acumulativa.

Exportación del reporte de Auxiliares a Excel®

El reporte de auxiliares cuenta con una opción, que te permitirá exportar la información emitida a una hoja de Excel®, de tal forma que si así lo requieres, podrás adecuar y explotar la información desde dicho programa.

Balance General y Estado de Resultados Multimoneda

Será posible obtener vía un formato los reportes del Balance general y Estado de resultados, expresados en una moneda diferente a la definida como moneda contable. La moneda se definirá al momento de generar el reporte mediante el formato correspondiente.

Reporte B10

Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la inflación en la información financiera de la empresa. Se incluirá para su explotación como una hoja de cálculo estructurada en Excel® y podrás modificarla utilizando la barra de herramientas de Aspel-COI que se agrega en Excel®. Finalmente, para su fácil modificación podrás consultar el reporte en el Administrador de hojas de cálculo.

Administrador de reportes

En el Administrador de reportes podrás crear y organizar reportes personalizados (QR2) de acuerdo a tus necesidades, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir y mediante el uso de sentencias SQL. Adicionalmente en esta consulta podrás generar también reportes vía formato utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional.

Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS)

Con el fin de disponer de todas las hojas fiscales y financieras que provee el sistema, se incluyó en esta versión un Administrador en el que se agrupan y enlistan los diferentes archivos en formato .XLS. Adicionalmente, podrás añadir más hojas de las que por omisión proporciona el sistema. Recuerda que mediante la Barra de Herramientas Aspel-COI adicionada en Excel®, puedes generar reportes y posteriormente añadirlos a este Administrador para su rápida ubicación y consulta en Aspel-COI.

Herramientas Aspel-COI para Excel®

Con el objetivo de facilitar la creación de reportes en Excel® utilizando los datos de tu empresa, al instalar Aspel-COI se agregará automáticamente en Excel® una barra de herramientas denominada Herramientas Aspel-COI, la cual te permitirá diseñar rápidamente reportes financieros y fiscales pudiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de Aspel-COI.

Función @ACTIVO

Para facilitar la obtención de información mediante el uso o aplicación de funciones y fórmulas en las hojas de cálculo (Excel®) se añadió la función @Activo, la cual servirá para obtener información de un activo en particular mediante la utilización de parámetros o sufijos. Para mayor información consulta el ayuda electrónica.

Traspaso automático de saldos

Ahora el traspaso de saldos se podrá realizar de manera automática, esto mediante la activación del parámetro de configuración “Traspaso automático”, de esta forma, inmediatamente después de registrarse un cambio en un periodo determinado se realizará un traspaso automático de saldos, el cual iniciará desde el periodo donde se realice dicho cambio hasta el periodo actual de trabajo. Posteriormente podrás consultar en el nuevo Administrador de periodos el estatus del periodo, es decir, si requiere o no traspaso.

Interfaz con Aspel-SAE 4.0

Se implementaron mejoras en el proceso de generación de pólizas, de tal forma que, la interfaz no sea necesariamente vía un archivo, es decir, mediante pólizas modelo, sino que al momento de generarlas y guardarlas se afecte directamente la base de datos de Aspel-COI. La interfaz en línea está disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfaz vía pólizas modelo estará disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores.

Módulo de Perfiles de usuarios

Ahora los sistemas de la línea Aspel COI, NOI, PROD, SAE, BANCO cuentan con un módulo de perfiles de usuario con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, éste quedará disponible para todos los sistemas, lo único que deberás definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendrá dentro del mismo.

Traductor de datos de Aspel-COI versiones 4.0 y 5.x

Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un traductor el cual se ejecutará de manera automática al abrir una base de datos creada con una versión anterior a Aspel-COI 6.0 y te permitirá traducir información de:

  • Parámetros del sistema
  • Archivos de datos
  • Perfiles de usuarios

Como ya se mencionó, ahora las bases de datos se generan por omisión en formato Firebird®, por lo que al traducirlas se estructurarán automáticamente en dicho formato.

Exportación de consultas a formato Palm®

Podrás exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm®, las cuales podrás almacenar y consultar a través del programa Aspel-DB en tu dispositivo móvil compatible con Palm®.

Infoweb: Publicación de información en Internet

El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en Aspel-NOI y Aspel-COI y que próximamente se incluirá en los demás sistemas de la línea Aspel con la finalidad de permitir publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas, estadísticas y reportes dependiendo del sistema), así como otros archivos de diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, entre otros.) que pueden ser enviados al sitio Web de la empresa desde los sistemas Aspel.

Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrás armar tu página de Internet previa contratación de este servicio en aspel.com, publicando la información más relevante de tu empresa, clasificándola y/o publicándola según las áreas administrativas de tu organización, por ejemplo: Contabilidad “COI”, Inventarios “SAE”, Recursos Humanos “NOI”, Producción “PROD”, entre otros, para la toma de decisiones.

Generales

Facilita el control de la información contable y de los activos fijos de tu negocio (este programa es óptimo para empresas pequeñas y medianas).Se puede Copiar y Pegar información con las opciones homónimas del menú Edición y en algunas funciones, arrastrar los valores con el ratón, para colocar el dato en el campo que corresponde.

Facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de los Reportes financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales, Operaciones con terceros y Balanza anual.
Cuentas con ocho catálogos principales: Cuentas, Cuentas departamentales, Departamentos, Pólizas, Activos, Tipos de activo, Monedas, y Conceptos de pólizas por empresa.

Se puede localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar información de un mismo tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado.

Te ofrece cinco Catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes en México, pudiendo diseñar tu propio catálogo de cuentas.

La afectación a través de las Pólizas es inmediata, de manera que se actualizan los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores.

El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las originaron.

Se pueden utilizar varias opciones para la numeración de tus pólizas (secuencial por tipo, secuencial con folio único o asignada por el usuario).

Permite la generación de pólizas repetitivas con formatos diseñados por ti, manejando Pólizas modelo. Con este proceso también podrás guardar pólizas pendientes de ser contabilizadas.

También se podrá Integrar y Auditar pólizas de otras empresas y/o sucursales a la empresa donde se esté trabajando.

Se puede generar fácilmente el siguiente periodo de trabajo mediante un Administrador de periodos.

Permite el ajuste en periodos anteriores al actual, sin que se descuadre tu contabilidad.

Permite trabajar con periodos posteriores, aún cuando no se haya concluido el trabajo con dichos periodos o incluso los periodos actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados.

Calcula los valores actualizados de los activos.

Genera Pólizas de depreciación para activos y de ajuste cambiario para cuentas en moneda extranjera.

Permite generar infinidad de reportes de depreciación, entre los que destacan: Depreciación con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deducción inmediata y proyección de depreciación.

Puedes emitir un listado de los activos dados de alta, ordenándolos por tipo de activo, localización o por año o mes de adquisición.

Se pueden elaborar formatos de reportes específicos que se adapten a las necesidades de tu empresa, con el Administrador de reportes.

Se pueden generar Gráficas como: las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de ácido, Días de cartera, Rotación de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital, Gastos de operación y Gráficas del usuario, las cuales puedes personalizar y presentar con infinidad de opciones.

Tienes 9 tipos de presentación de las mismas (Pastel, Barras, Línea, Área, entre otros.) en 2 y 3 dimensiones.

Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos.

Para mantener una comunicación completa que te ahorre tiempo de captura y errores, puedes trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la información de tu empresa.

Puedes establecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows® de tu preferencia como Excel®, a través del Copiado especial (DDE o Intercambio Dinámico de Datos).

Podrás exportar a diferentes formatos como TXT,  Excel®, XML® y HTML®.

Puedes usar la calculadora de Windows® de tu elección, indicándolo desde la opción Aplicaciones Asociadas, además de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear Hojas de Cálculo financieras y fiscales, un manejo de cuentas departamentales, entre otras.

Ajuste de periodos

Permite el ajuste de periodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad.

Respaldo de archivos

Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos.

Interfaces

Para mantener una comunicación completa que ahorre tiempo de captura y evite errores, se puede trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la información de la empresa.

Copiado especial

Desde las consultas o catálogos se pueden realizar copiados especiales (copiar información al portapapeles) para utilizar la información en otras aplicaciones Windows®.

Vínculos dinámicos

Se puede establecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows® de tu preferencia como Excel®, a través del Copiado especial. Esta funcionalidad sólo se podrá realizar en el catálogo de cuentas.

Se puede usar la calculadora de Windows® de tu elección, indicándolo desde la opción Aplicaciones asociadas, además de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear hojas de cálculo financieras y fiscales, entre otras.

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5 Responses to Aspel COI Caracteristicas

  1. Mildreth Ortiz dice:

    Me interesa tomar un curso en línea sobre el tema.
    Saludos cordiales
    P.D. mi teléfono celular está en reparación favor de envíar información por mail.

    Mildreth Ortiz
    cel. 04455 22995542

  2. jose alejandro olivo dice:

    hola buen día, como puedo hacerle para poder ver mis pólizas capturadas, se ocultaron y no las puedo ver.

  3. Abelardo Mateos dice:

    Buenas Noches

    Como puedo saber si un usuario modifico una poliza en Aspel COI 8, o dentro del programa donden pudo ver quien entro a COI 8 y modifico una poliza

    Agradezco la atención prestada

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