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Aspel CAJA Interrelacion de Modulos

Aspel CAJA Interrelacion de Modulos
Aspel CAJA Interrelacion de Modulos
 

Descubre El Secreto de Como Dominar Aspel CAJA 3.0

Los movimientos que realices dentro de un proceso se registran de inmediato en los catálogos correspondientes que se encuentren relacionados con éste, de esta manera se modifica y complementa la información de los catálogos y procesos que estén interrelacionados dentro del sistema.

Aspel CAJA 3.0 Donde Obtener Ayuda.

 

Aspel CAJA 3.0 Donde Obtener Ayuda.
Aspel CAJA 3.0 Donde Obtener Ayuda.

DESCUBRE EL SECRETO DE COMO DOMINAR ASPEL CAJA 3.0

Manejo

Para facilitar el uso del sistema de Punto de venta ( Aspel-CAJA 3.0) se han preparado los siguientes tipos de documentación:

  • Manual de referencia. El objetivo de este manual es proporcionar un panorama general del sistema, orientándote en los procesos básicos para iniciar de manera rápida y fácil la operación con Aspel-CAJA. Este manual es una guía de referencia rápida que contiene información general de los procesos que puedes realizar con Aspel-CAJA y se detallan ampliamente sólo los temas relacionados con la instalación, activación y configuración del sistema.
  • Manual del usuario. Es un manual electrónico disponible en formato PDF que contiene información detallada de cada uno de los procesos del sistema. Sin embargo, por el tiempo que se necesita para la elaboración de este archivo, éste podría no tener la explicación de ciertos temas incluidos en el sistema de último momento, por lo que te recomendamos consultar también la información del ayuda electrónica en línea ya que se encuentra más actualizada. De esta forma, para cualquier duda sobre el funcionamiento del sistema puedes consultar ambas fuentes y así complementar la información.
  • Ayuda electrónica.  Puedes ejecutar y consultar el archivo de ayuda interactivo en cualquier momento y en cualquier proceso del cual necesites información, con sólo presionar la tecla <F1> o el botón de ayuda que se encuentra en cada uno de los catálogos y consultas del sistema. El contenido del ayuda explica a detalle todas las características de los campos de captura y funciones de los diferentes catálogos, así como las restricciones o notas importantes sobre la operación del sistema. Es importante tomar en cuenta que en el ayuda electrónica encontrarás además las consideraciones sobre los últimos cambios o actualizaciones que el sistema haya tenido de último minuto.

DESCUBRE EL SECRETO DE COMO DOMINAR ASPEL CAJA 3.0

 

Aspel CAJA Interfaz con otros Sistemas de la Linea Aspel

Aspel se ha preocupado porque todos los sistemas que desarrolla se complementen entre sí. Es por ello que Aspel-CAJA recibe y actualiza información de:

  • Manejo. Los sistemas Aspel se caracterizan por su facilidad para interactuar entre ellos, de manera que se complementan entre sí. Estas opciones te permitirán integrar información generada en Aspel-CAJA 3.0 con Aspel-SAE y Aspel-COI. Mediante esta característica podrás generar la información requerida para el cálculo de la contabilidad y para el control tanto de inventarios como de clientes y de cuentas x cobrar. La Interfaz con Aspel-SAE solo será compatible a partir de la versión 4.0 o superior. Para el caso de la interfaz con Aspel-COI será compatible con la versión 5.0 o superior.
  • Desde Aspel-SAE  Integración administrativa. Se podrán compartir los archivos de clientes y de inventarios, existiendo la posibilidad de que los movimientos realizados en cajas afecten al módulo de cuentas por cobrar y al módulo de inventarios. En el caso de las ventas y/o devoluciones, al importar el inventario de Aspel-SAE a Aspel-CAJA, el costo que se registra para un producto es el costo calculado en Aspel-SAE y el tipo de costeo que se verá en el detalle del producto es el Costo Promedio. En la versión de Aspel-CAJA 3.0 no hay interfaz EN LÍNEA con Aspel-SAE, ésta se realiza a través de los procesos de Importación, Sincronización de inventarios y clientes, Actualización de movimientos al inventario, existencias y cuentas por cobrar.
  • Desde Aspel-COI Contabilización de pólizas. La contabilización de tus pólizas se podrá llevar a cabo de manera fácil, rápida y segura mediante la Interfaz que el sistema Aspel-CAJA 3.0 tiene con Aspel-COI.

Aspel CAJA Caracteristicas

Aspel CAJA 3.0

Aspel CAJA 3.0

Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendrás mayores beneficios con el manejo electrónico de tus ventas:

  • En cada tienda es posible registrar una o varias Cajas que pueden trabajar en red o de forma remota. En cada caja podrás especificar sus características de trabajo, como por ejemplo, los dispositivos que tendrá conectados.
  • Puedes trabajar hasta con 99 cajas, distribuidas en distintas tiendas.
  • Te facilita el control de tu información de ventas y del inventario de tu empresa, a través de estadísticas de ventas y reportes del inventario.
  • Cuentas con 12 catálogos principales: tiendas, cajas, usuarios, políticas de ofertas, inventarios, bitácora, formas de pagos, dispositivos, líneas, departamentos, monedas y esquemas de  impuestos; así como con 5 consultas personalizables: clientes, inventarios, movimientos al inventario, Historial de flujo de ingresos  y cuentas por cobrar.
  • Puedes definir los Parámetros de configuración con los que trabajará tu sistema y que afectarán el manejo de la información.
  • Cuentas con un Reporte de etiquetas de forma continua, el cual te permitirá imprimir etiquetas empleando un sistema de código de barras con información global de los productos.
  • Podrás operar en forma conjunta con una pantalla de torreta, un lector de código de barras, un impresor de tickets, además del cajón de dinero, una báscula, entre otros.
  • En cada una de tus operaciones contarás con una Calculadora, que te permitirá aplicar el resultado obtenido de tus cálculos.
  • Es posible dar de alta hasta 999 Usuarios y  dar de alta hasta 99 Tiendas.
  • La Interfaz con Aspel-SAE te permitirá importar y actualizar los archivos de inventarios y clientes.
  • Desde el punto de venta y/o factura podrás realizar el Pago de documentos de cuentas por cobrar o generar anticipos a los clientes.
  • La Interfaz con Aspel-COI te permite generar las pólizas de cuentas por cobrar, de ventas, de ingresos y/o movimientos al inventario respecto a la caja y rango de fechas definido.
  • Con el Concentrado de ventas podrás centralizar tus ventas realizadas por cada uno de los Puntos de venta que operan en tu empresa.
  • Incluye un reporte del inventario físico que te permitirá comparar las existencias registradas  dentro del sistema, con las que físicamente se encuentran en el almacén, para efectuar los ajustes correspondientes.
  • Agiliza la exportación de la información de ventas mediante el proceso “Exportación de datos a puntos de venta”.
  • Facilita el mantenimiento y respaldo de tus archivos.
  • El sistema es compatible con su versión anterior (Aspel-CAJA 1.0 y 2.0),  ya que te permite realizar la traducción de la base de datos para que puedas utilizarla en esta versión.
  • Para tener un buen manejo y organización de las cajas que están disponibles en cada tienda, cuentas con el Administrador de puntos de ventas.
  • Cada tienda cuenta con un inventario de productos propio, el cual puede contener Artículos, Kits y Servicios.
  • Por cada tienda registrada se pueden definir los usuarios que trabajarán dentro de ella, así como los permisos que cada uno tendrá para su operación, de acuerdo a la labor que tenga asignada.
  • Para facilitar la administración de permisos, el sistema cuenta con Perfiles predefinidos para Vendedores, Cajeros, Supervisores y Administradores, además de poder modificar los  perfiles predefinidos.
  • Te ofrece la posibilidad de generar notas abiertas de venta, con lo que se puede continuar con la operación de la caja, aún cuando no se haya concluido una venta.
  • El sistema te permite el manejo de una amplia gama de opciones para la aplicación de Ofertas en los productos al momento de elaborar un documento de venta, así como administrar de manera separada las políticas de descuento para cada una de las tiendas.
  • Brinda la posibilidad de manejar KITS para agrupar varios productos y/o servicios, conformando así una sola entidad de venta.
  • Es posible manejar diferentes Formas de pago tales como efectivo, tarjetas de crédito, vales, etc., incluyendo la recepción de pagos en efectivo con diferentes monedas.
  • Se puede Personalizar la presentación de la pantalla de Venta, ya que el sistema permite configurar desde los colores de las diferentes secciones de captura, hasta activar consultas en las que se presenta diversa información como la relación de las Notas Abiertas de Venta (comandas) que se han generado en la caja, los totales parciales de las ventas registradas, entre otras.
  • Es posible diseñar y/o adecuar de manera fácil y rápida los tickets de venta de acuerdo a las necesidades de la empresa.
  • El sistema cuenta con múltiples reportes que facilitan el análisis de la información para la toma de decisiones. Entre los más importantes se encuentran los Reportes de las ventas del día, los reportes con la información del Inventario de productos y los reportes de todos los catálogos del sistema.
  • Cuenta con un Diseñador de reportes con el cual se pueden generar nuevos reportes o cambiar los ya existentes de forma rápida y ágil.
  • Podrás generar estadísticas de ventas ( de producto por tienda, de producto por cajero, de producto, de producto  por vendedor, por línea de producto, por vendedor por producto, por tienda, por vendedor por producto, por tienda por producto o por cajero por producto ), obtener estadísticas de los ingresos totales (por tienda, por cajero o por un período determinado de tiempo) y estadísticas de resumen de ventas  (por tienda, por cajero, de producto o por vendedor).
  • Cuenta con el Servicio de Actualización en Línea (Aspel-AL), el cual está diseñado para realizar una actualización del sistema en su última versión sin tener que navegar por varias páginas o bajar varios discos. Aspel-AL realiza estas funciones de manera automática.

¿Que es Aspel-CAJA 3.0?

Aspel CAJA 3.0

Es un sistema de cómputo que te proporciona una herramienta para operar como una caja registradora, facilitando las operaciones de punto de venta de tu empresa.También, podrás controlar el inventario de tu empresa (salidas, compras, devoluciones, precios, existencias, etc.) y concentrar las ventas realizadas desde las distintas tiendas o cajas. De esta manera podrás obtener reportes y estadísticas de las ventas de cada una de las tiendas, sin importar cuántas cajas estén operando en cada una de ellas.

A través de diferentes procesos, la información se actualiza “en línea”, manteniendo toda la información al “día” evitando así la duplicidad de la información. Ejemplo:

Cuando un usuario autorizado elabora una nota de venta el sistema afectará automáticamente el inventario de la tienda manteniendo actualizadas las existencias. Al final del día se pueden concentrar todos los movimientos de las tiendas y actualizar las existencias de cada una de ellas.

“El sistema envía información a los sistemas Aspel-SAE y Aspel-COI. Proporciona además todo tipo de facilidades para el completo aprovechamiento de la información generada en él”.

El sistema Aspel-CAJA 3.0, te permitirá configurar el sistema mediante sus dos modalidades de operación:

1) Administrador de Puntos de venta.-Esta modalidad del sistema es muy importante, ya que desde esta parte se realiza la administración de las ventas y la configuración de cada uno de los puntos de ventas, definiendo: inventarios, usuarios, clientes, movimientos al inventario, dispositivos a utilizar, movimientos de Cuentas por Cobrar y sus respectivos accesos, además concentra todas las ventas efectuadas por las cajas, para que posteriormente se puedan generar estadísticas y reportes generales.

2) Punto de venta .- Su función es básicamente la captura de notas de venta y/o facturas como una caja registradora. Dado que desde el Administrador de puntos de venta se definen los perfiles de los usuarios, así como el resto de la configuración, dentro del punto de venta no se encontrarán más que las funciones que son referentes al proceso de ventas en mostrador.

Nota: Al iniciar por primera vez el sistema, se desplegará una ventana donde deberás indicar la modalidad de operación (Administrador de Puntos de venta o Punto de venta), considerando la forma de operación de tu empresa.

Como Agregar Politicas de Oferta en Aspel CAJA

Desde esta opción podrás agregar nuevas políticas de oferta a tu catálogo, indicando la descripción, la línea de producto en los que se aplicará la política, la hora de vigencia de dicha política, así como la cantidad mínima de artículos que se necesitan para poder aplicar la oferta, el tipo de política, a cierto tipo de cliente, a determinado departamento y a ciertos productos.

Desde esta opción podrás agregar nuevas políticas de oferta a tu catálogo, indicando la descripción, la línea de producto en los que se aplicará la política, la hora de vigencia de dicha política, así como la cantidad mínima de artículos que se necesitan para poder aplicar la oferta, el tipo de política, a cierto tipo de cliente, a determinado departamento y a ciertos productos.

Para dar de alta políticas de oferta, deberás tener en cuenta lo siguiente:

  • Debes verificar que las existencias de los productos sean suficientes para cubrir las especificaciones contenidas en una política de oferta.
  • Cuando des de alta una política de oferta de tipo acumulativa, significa que podrás aplicar dos o más políticas de oferta en una misma nota, para ciertos productos o para cierta cantidad de productos (siempre y cuando estás no excedan del precio mínimo definido para el producto.)
  • Debes verificar que al definir una política de descuento, ésta no resulte menor al precio mínimo definido para ese producto al momento de aplicarse, ya que si se diera este caso el sistema no aplicará la política de oferta (ya que se estaría vendiendo el producto a un precio menos de lo que costó), y por omisión el sistema propondrá el precio público.
  • Cuando se da de alta una política sustitutiva hay que considerar que el descuento del cliente ya no se aplicará, ya que este tipo de política lo reemplaza. Cuando la política a aplicar es acumulativa, el descuento del cliente será aplicado primero y las demás políticas se aplicarán en cascada tomando el monto que resulte de la aplicación de la anterior política.
  • Las políticas acumulativas se aplicarán siempre y cuando éstas no se excedan del precio mínimo de un producto, incluyendo el descuento del cliente, si esto pasara sólo se aplicarán las políticas hasta donde el precio resulte ser mayor que el precio mínimo, si desde la aplicación del descuento del cliente este resultara ser menor al precio mínimo, no se aplicará para ese producto ningún tipo de descuento (ni por el lado del cliente, ni por el de políticas de ofertas).

Las políticas de oferta sólo podrán aplicarse en la tienda donde se hayan dado de alta.

Como Crear Usuarios en Aspel CAJA 3.0

En este videotutorial aprenderás Como Crear Usuarios en Aspel CAJA 3.0

Como Crear Usuarios en Aspel CAJA 3.0

A través de esta opción podrás registrar al personal que va a utilizar el sistema, identificándolos con una clave de acceso y número de usuario; con esta clave de acceso se aplicará el perfil definido para el usuario de que se trate. Puedes dar de alta hasta 999 usuarios por sistema.

Los tipos de usuarios que podrás dar de alta son: administrador, cajero, vendedor y supervisor, a los cuales les podrás definir un perfil para controlar y/o delimitar el acceso a los diferentes módulos y/o opciones con los que cuenta el sistema Aspel-CAJA.

Los usuarios dados de alta estarán disponibles sólo para la tienda en donde se hayan dado de alta.

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Material relacionado a Como Crear Usuarios en Aspel CAJA 3.0

Cambios en la leyenda de impresiones de Comprobantes Fiscales Digitales CFD en Aspel CAJA para el 2011

De acuerdo a la PRIMERA Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010 y su anexo 1-A, en la regla II.2.23.4.5. fracción V, en la impresión del CFD se deberá incluir la leyenda «Este documento es una representación impresa de un CFD», ya que anteriormente aparecía como «Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital» por lo que bastará con modificar esta leyenda en los formatos de impresión que se utilice para emitir Facturas Electrónicas en su representación impresa.

Si se llegó a emitir alguna factura con la leyenda anterior, no es necesario cancelar el CFD, bastará con modificar el formato y volver a imprimir el comprobante, ya que esta disposición no afecta al archivo digital XML del CFD.

Nuevas Caracteristicas y funciones de Aspel CAJA 3.0

Aspel CAJA 3.0 controla y administra las operaciones de ventas, facturación e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crédito e impresoras de tickets.

La finalidad de esta versión es resolver el tema de Factura Electrónica para aquellas empresas que tienen necesidades de un punto de venta o administración de comercios y que además están interesadas en cumplir con la obligatoriedad de Factura Electrónica en el 2011 de manera fácil y sencilla. Por su precio y funcionalidad, este sistema también es la opción recomendada para personas físicas qu realizan operaciones de Arrendamiento y prestación de servicios profesionales.

Nuevas Características.

I. Manejo de Comprobantes Fiscales Digitales. Debido a la obligatoriedad de la Factura Electrónica para el 2011, se incorporó en Aspel CAJA la funcionalidad de crear Comprobantes Fiscales Digitales, ofreciendo así una solución a personas físicas y morales.

II. Emisión de Notas de Crédito.

III. Nodos, Addendas y Complementos. Será posible generar CFD´s con nodo, addenda y complemento, las cuales puedes definir en el Catálogo de Clientes, dentro del detalle de cada uno de ellos.

IV. Venta de tiempo aire con Maxicel. Se podrá realizar la venta de tiempo aire a través del proveedor de tiempo aire «Maxicel»

V. Reporte de Ventas y Utilidad. A partir de las solicitudes, se cuenta con el reporte de Ventas y Utilidad, calculando esta última con base al precio y costo del producto registrado en cada operación.

VI. Retención de Impuestos.

VII Lista de precios en otra moneda.

El espíritu de la versión 3.0 de Aspel CAJA es constituir una solución para las Micro y pequeñas en cuanto a la obligatoriedad de la Factura Electrónica, además de una adecuada y viable solución de emisión de comprobantes fiscales digitales para las personas físicas independientemente de su actividad (arrendamiento y actividades profesionales).

Aspel CAJA

Aspel CAJA 3.0

Como Configurar las Cajas en Aspel CAJA 3.0

Uno de los propósitos fundamentales del sistema Aspel CAJA, es controlar las ventas generadas por las cajas, las cuales realizan funciones que tradicionalmente ejecuta una caja registradora.

La manera en cómo se habilitan computadoras para que funcionen como cajas registradoras es dándolas de alta dentro del catálogo, en el Administrador de puntos de venta. Cuando se adquiere el sistema base, se podrá trabajar con el Administrador de puntos de venta que contiene una tienda con su respectivo punto de venta. Si se Adquieren mas cajas adicionales, se tendría que instalar de manera independiente, para habilitar tantas computadoras como cajas registradoras requiera la empresa.

Dentro de este módulo se pueden agregar, modificar, consultar, buscar, exportar y eliminar las cajas que operan dentro de la tienda, además de configurar las funciones que se podrán realizar en cada una, configurar los dispositivos con los que trabajará, seleccionar el formato de impresión de las notas, y la definición de la configuración en la presentación de la nota de venta.

Se podrán manejar hasta 99 cajas en total, dependiendo del número de licnecias de usuarios adicionales que se adquieran.

Al dar de alta la primer tienda, se creará de forma automática, una caja bajo el nombre de «Mostrador», sin embargo, se pueden modificar los datos a los que sean requeridos por la empresa.