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Aspel SAE Caracteristicas y Beneficios

Aspel SAE

Aspel SAE

DESCUBRE EL SECRETO DE COMO DOMINAR ASPEL SAE 4.6

Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrás en el manejo de tu proceso administrativo con Aspel-SAE.

Multimoneda

En el catálogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual debe estar activo el parámetro de Multimoneda en los Parámetros generales .

  • Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las monedas definidas en dicho catálogo.
  • Puedes definir la moneda base, de manera que no sea “pesos” necesariamente, sino que pueda ser “Dólares”, “Quetzales”, “Francos”, etc.
  • Se podrá obtener en algunas consultas y reportes, información sobre los movimientos de CxP y/o CxC registrados en una moneda diferente a la moneda Base.
  • Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de manera automática la ganancia o pérdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio.

Pedimentos aduanales

Es posible Grabar información de pedimentos aduanales para cada producto: No. de pedimento, Fecha y Aduana por la que ingresará la mercancía, a fin de controlar los productos importados.

  • Puedes incluir en las etiquetas de identificación de los productos (Código de barras), la información anteriormente mencionada.
  • Desde los módulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al catálogo de pedimentos.

Lotes de productos

  • Puedes manejar Información de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de caducidad.
  • Puedes imprimir etiquetas de identificación de los productos que contengan esta información.
  • El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos.

Políticas

  • Las políticas de descuento incluyen la Aplicación de la política hasta cierto número de unidades; es decir, puedes definir hasta qué número de artículos vendidos se aplicará la política de descuento (por lo cual, el sistema lleva un histórico de unidades que se han vendido).

Inventarios

  • Se cuenta con la opción de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o servicios para conformar una sola entidad de venta.
  • Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden comprar cajas y vender piezas o viceversa; la relación entre las unidades para una correcta aplicación y control de las existencias se establece mediante un factor.
  • Cuentas con la opción de Inventario físico, que te permite capturar existencias para obtener comparativos de existencias reales contra las registradas, para poder realizar los ajustes de manera automática.
  • Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelación de una compra o la devolución de la misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el mismo.
  • Puedes generar un Catálogo de líneas de productos para una mejor clasificación de los artículos del inventario, además, podrás asignar una cuenta contable para cada línea. Le puedes dar mantenimiento a este catálogo y mantener clasificados adecuadamente los productos por línea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos.
  • También puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicándole al producto un porcentaje de utilidad.
  • Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes.

Facturación

  • Después de elaborar una factura puedes guardar la Información de envío, con datos como: número de guía y fecha de envío, lo que te ayudará a la impresión de la guía de mensajería.
  • Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario, pero sin poder sacarlo del mismo.
  • Puedes Limitar hasta qué fecha se podrán realizar operaciones de venta, de modo que no podrás elaborar cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni cancelaciones con fecha anterior a la indicada.
  • Puedes Limitar el número de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja.
  • Es posible realizar Devoluciones directas de artículos que se pueden inventariar, para lo cual el sistema solicita el costo del artículo (para realizar el costeo) y sugiere el costo promedio de dicho artículo.
  • Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usará para hacer una División de cargos, en el caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generará automáticamente varias letras por cobrar en lugar de una sola factura.
  • Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra sólo los pedidos con esta condición.

Proveedores

  • La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en línea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar, además Aspel-SAE permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores para programar y agilizar el registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando así, el proceso administrativo y evitando los errores de captura.

Clientes

  • Podrás indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha de última venta, vendedor asignado, días de revisión y pagos de documentos, días de crédito, entre otros. En todos los movimientos de CxC, puedes indicar el vendedor asociado a la operación.
  • Desde este módulo, si estás trabajando con el servicio de pagos por Internet podrás llevar a cabo la administración de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde el Menú Verifone, que estará disponible al activar el parámetro de configuración “Pagos por Internet”.

Compras

  • Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para hacer una división de cargos, mediante la opción Compras a plazos; de esta manera el sistema genera de manera automática varias letras por pagar en lugar de una sola compra.

Base de datos

  • Base de datos en formato Paradox® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®.
  • En las ventanas de selección de información (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL . Por ejemplo, puedes pedir que se muestren todos los registros que contengan en cualquier parte de sus datos la palabra GUADALAJARA, y aparecerán los datos que cumplan dicha condición.

Personalización de consultas y estadísticas

Puedes Personalizar consultas y estadísticas en todos los módulos, con la posibilidad de incluir mayor número de campos para la obtención de información a la medida.

Las Consultas y estadísticas personalizadas del sistema estarán asociadas a cada usuario, es decir, la primera vez que un usuario entre al sistema, por defecto verá las consultas o estadísticas predefinidas por el sistema, pero al momento de llevar a cabo alguna personalización, éstas sólo serán visualizadas por él.

Personalización de filtros

En la opción de Personalización de filtros se incluye el campo de “Número de pestañas”, en este campo podrás especificar el número de pestañas o folders que se visualizarán en la consulta pudiendo ser hasta 10, además de la principal, con el fin de que puedas asociar más filtros y agilizar con ello la consulta de datos.

  • En las consultas se podrá asignar un Filtro personalizado a la primera pestaña, contando en total con 11 pestañas o folders para que sean personalizadas según tus necesidades.

Filtros

  • En el proceso de filtrado cuentas con el botón “SQL” que, al tenerlo activo, permitirá al sistema construir automáticamente la sentencia SQL que se está usando en ese momento en el filtro, permitiendo incorporar otras sentencias para delimitar aún más el resultado del filtro.

Procesos diversos

  • Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorización de algunas operaciones, siempre que el perfil de usuario que tienes asignando así te lo permita.
  • La Exportación de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la información consultada a diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser utilizado desde Internet.
  • Puedes Traducir archivos, a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones anteriores de Aspel-SAE.
  • Puedes establecer un vínculo con aplicaciones en Windows® como Excel®, a través del copiado especial (DDE o Intercambio Dinámico de Datos).
  • Cuentas con una Calculadora que podrás usar como sumadora y utilizar los resultados que obtengas de los cálculos realizados, si así lo requieres en las funciones que realices en tu sistema Aspel-SAE.

Acceso al sistema

  • Para acceder al sistema Aspel-SAE, deberás proporcionar el nombre de usuario y la clave correspondiente.
  • Por omisión se sugiere el nombre del usuario “Administrador” el cual tiene definida la clave “Aspel1”, por lo que para acceder al sistema por primera vez, deberás capturar dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla ENTER. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el módulo de perfiles de usuarios, por una que sólo el administrador conozca.
  • Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del sistema sin restricciones, de igual forma es la única que tiene acceso y uso total de los perfiles de usuarios.

Envío de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora

  • Desde esta opción puedes enviar correos electrónicos a los contactos que tenga registrado el cliente o proveedor en la consulta de contactos.

Envío Masivo de correos

  • Esta opción te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas seleccionar tanto a los clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el mensaje como a sus respectivos contactos. Adicionalmente podrás anexar a los correos, archivos de reportes y plantillas de Word ® .

Administrador de reportes

  • En esta consulta podrás administrar y crear tus propios reportes personalizados con extensión QR2 utilizando el nuevo diseñador de reportes, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir. El administrador está disponible en el menú Reportes de cada uno de los módulos del sistema, en él encontrarás los principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con extensión .FTO mediante el editor de formatos Aspel.

Editor de formatos

  • Se incluyen campos y comandos, los cuales podrás utilizar para modificar los formatos predefinidos y obtener reportes más completos adecuándolos a la medida de tus necesidades, de esta forma podrás explotar al máximo la información almacenada en Aspel-SAE.

Generación y Reinstalación de respaldos

  • Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generación y reinstalación de respaldos, la cual te permite respaldar de manera rápida y sencilla todos los archivos que maneja el sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de configuración, entre otros. La generación del respaldo se realizará por empresa, con excepción de ciertos archivos que son de uso común para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios, archivos de configuración, etc., asimismo, este respaldo se podrá proteger con contraseña. De igual manera, el proceso de Reinstalación identifica automáticamente el tipo de información respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si el respaldo fue protegido con contraseña en ese momento se solicitará para iniciar la reinstalación del respaldo.

Exportación de consultas a formato Palm ®

  • Puedes exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm ® , dicha información podrá almacenarse y consultarse a través del programa Aspel-DB en tu dispositivo móvil compatible con Palm ® .

Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0

  • Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor el cual te permitirá traducir información de:

-Parámetros de la empresa

-Archivos de datos

-Perfiles de usuarios

Al realizar este proceso se conservará el formato de base de datos con el que esté estructurada la base de la versión anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel. Si al momento de traducir la base de datos no existiera alguna tabla o archivo necesario para trabajar con esta versión, este proceso la creará y la estructurará en el mismo formato de base de datos que se está traduciendo.

Módulo de Perfiles de usuarios

  • Todos los sistemas de la línea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un módulo de perfiles de usuarios con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, dicho usuario quedará disponible para todos los sistemas de la línea, lo único que deberás definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendrá dentro del mismo.

Infoweb: Publicación de información en Internet

  • El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en todos los sistemas de la línea Aspel, con el fin de permitir publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas, estadísticas y reportes dependiendo del sistema), así como otros archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio web desde los mismos sistemas Aspel.
  • Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrás armar tu página de Internet previa contratación de este servicio en aspel.com, publicando la información más relevante de tu empresa, clasificándola y/o publicándola según las áreas administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad “COI”, Inventarios “SAE”, Recursos Humanos “NOI”, Producción “PROD”, etc. Esta información resultará de gran ayuda para la toma de decisiones en tu empresa.

Para obtener mayor información acerca de cada una de las características disponibles en Aspel-SAE, te invitamos a consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel.

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Al acceder al sistema me envia el mensaje de error “Eaccesviolation”

Aspel SAE

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Probablemente te haya aparecido alguna vez el mensaje “Eaccesviolation” en tu Sistema Aspel SAE o tal vez te aparezca en un futuro, si te encuentras con este mensaje te doy los pasos para solucionarlo:

a)Instalar una impresora genérica y establecerla como predeterminada, probar el acceso al sistema, si es exitoso puede considerarse éste como la etapa final, pero hay que recordar que las impresiones de las aplicaciones se afectarán, por lo que se recomienda realizar el paso siguiente.

b)Des-instalar los diferentes Drivers de impresoras e ir probando el acceso al sistema, se recomienda empezar por los Drivers que no se utilicen y/o aquellos que correspondan a impresoras de red y que tengan una ruta muy larga, por ejemplo:
\\server\administración\sistemas\impresoras\servidor\hp LaserJet1320 PCL 6

c)La labor no termina cuando no importando qué impresora se tenga predeterminada se pueda acceder al sistema libremente. *En algunos casos instalando los Drivers más actualizados del fabricante del problema se resuelve, dado que algunos componentes *.dll que los Drivers instalan no están actualizados.

d)Otro de los casos es deshabilitar los programas de inicio desde la Utilidad de configuración del sistema “msconfig”, debido a que puede haber algún programa de Inicio que este generando el conflicto.

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¿Como Facturar en el 2011?

Como Facturar en el 2011En este 2011 la facturación por parte de las empresas mexicanas queda de la siguiente manera:  

Los contribuyentes que hayan facturado durante el ejercicio 2010 más de $4’000,000.00 están obligados a emitir Comprobantes Fiscales Digitales, si iniciaron con la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) en el 2010, podrán continuar en este esquema con los sistemas: Aspel-SAE4.6 con el Re-instalable 3 y Aspel-CAJA 3.0 con el Re-instalable 2 de manera indefinida.  

En caso de que no hayan logrado facturar electrónicamente en el 2010 tienen las opciones siguientes:  

1. Si tienen comprobantes pre-impresos por Impresor autorizado, deben seguir utilizándolos hasta agotarlos o hasta su fecha de vencimiento, sin importar el monto de los comprobantes ni los ingresos del Contribuyente en el ejercicio fiscal anterior.  

2. Podrán emitir comprobantes impresos con Código de Barras Bidimensional (CBB) de Enero a Marzo de 2011 sin importar el monto de los comprobantes ni los ingresos del Contribuyente en el ejercicio fiscal anterior (con fundamento en el apartado QUINTO de la PRIMERA Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010 y su anexo 1-A, publicada el 14 de Septiembre de 2010). Posterior a esta fecha, sólo podrán ser emitidos por montos que no sean mayores a $2,000.00.  

Para mayor información sobre este tipo de comprobantes, consulta:  

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_20009.html  

De esta forma, cubrirán sus necesidades de facturación mínimo por tres meses, tiempo en el que podrán evaluar a los PACs (Proveedor Autorizado de Certificación) disponibles en cuanto a precio y servicio, y con base a ello decidir el que más le convenga. Dado que en el esquema de Facturación digital CFDI requiere esta figura para la constitución de Comprobantes Fiscales Digitales.   

 3. Para emitir Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI), se deben realizar los pasos siguientes:  

a. Configurar Aspel-SAE4.6 Re-instalable 4 y Aspel-CAJA 3.0 Re-instalable 3 para emisión de CFDI.b. Contratar los servicios de un PAC para que valide, asigne folio y selle todos los CFDI’s emitidos.

  http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_19264.html alesse generics  

Aspel ha estado trabajando con estos, de manera que en el Re-instalable 4 de Aspel-SAE 4.6, así como en el Re-instalable 3 de Aspel-CAJA 3.0, se realizará la conexión con los Pac’s que tengan disponible y probado su servicio en interfase de sellado con los sistemas Aspel.  

 La fecha tentativa de liberación de estos re-instalables corresponde a la última semana de Enero.  

Por último considera que, los contribuyentes que hayan facturado durante el ejercicio 2010 menos de $4’000,000.00, pueden optar por cualquiera de las opciones anteriores, sin importar el monto de los comprobantes emitidos.
 
En resumen, con los sistemas Aspel podrás emitir cualquiera de los comprobantes fiscales vigentes (pre-impresos, impresos con CBB, CFD y CFDI), y podrás cambiar de un esquema a otro sin necesidad de hacer cambios que afecten tu información de Clientes, CxC, Inventarios, etc.
 
  
Al día de hoy ya hay cuatro proveedores autorizados por el SAT como PAC’s, los cuales pueden consultar en:
 
 

Como Actualizar Aspel SAE en Linea

El sistema Aspel SAE tiene un Asistente para actualizar el sistema llamado Aspel-AL (actualización en línea) que está diseñado con el objetivo de mantener a los usuarios finales informados sobre las actualizaciones o reinstalables de los sistemas, teniendo la posibilidad de realizar una actualización en línea fácilmente, sin tener que navegar en varias páginas, bajar varios discos y realizar diversas instrucciones.

Aspel – AL realiza todas estas funciones de manera automática para el usuario y el resultado final es la actualización del sistema.

Como Generar un Reporte que Muestre el Enlace de una Remision con una Factura en Aspel SAE

En ocasiones los clientes no están interesados en saber como llevamos nuestro Control Administrativo y esto pone en aprietos a los vendedores al momento de mostrar el registro de los pagos realizados.

Este es el caso donde me preguntaron como pueden generar un reporte para entregar al vendedor y que este pueda mostrarle a los clientes las remisiones que tienen y que están pagando a que factura esta relacionada.

Bien dicen que cuentas claras amistades largas, así que si tu cliente necesita un reporte diferente al que tu estas acostumbrado no esta demás intentar entregarselo para que comprenda como están manejadas las Remisiones y las Facturas.

Como Elegir Formatos para Imprimir Facturas en Aspel SAE

En algunas ocasiones al realizar cambios en el Sistema Administrativo Empresarial Aspel SAE e incluso si es una nueva instalación, tenemos que elegir los formatos que más se adapten a nuestro modelo de factura impresa; por esta razón es importante conocer y saber de donde podemos sacar estos formatos que vienen incluidos en el sistema.

Ahora bien, si deseas diseñar tus propios formatos ahora es complicado aprender un nuevo lenguaje para poder codificar tus propios diseños y por ello debes recurrir directamente con Aspel o con algun Asesor de Aspel que de forma justa te cobrará sus respectivos honorarios por la realización de un formato personalizado.

Por ello, te recomiendo adaptar tus formatos impresos a los formatos digitales con terminación .fto y que los encuentras disponibles en la siguiente ruta:

Mi PC / Disco C / Arhivos de Programa / Archivos Comunes o Common Files / Aspel / Sistemas Aspel / Aspel SAE

En el video te muestro a detalle como puedes llegar a esta carpeta que contiene todos los archivos con extensión .fto.

Te invito a que me dejes tus comentarios en el área correspondiente, la retroalimentación contigo me permitirá conocer más a detalle cuales son tus necesidades o frustraciones al utilizar Aspel SAE.

Como Dar de Alta una Orden en el Modulo Compras de Aspel SAE.

Por medio del módulo de compras, se podrán dar de alta todos aquellos documentos que implican una entrada al almacén; además este módulo esta íntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que, al generar recepciones de mercancía, lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la empresa, se genera su correspondiente obligación de pago registrado en el saldo del proveedor.

Las Ordenes son los documentos por medio de los cuales se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las órdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catálogo de inventarios y servicios y del almacpen correspondiente.

Como Dar de Alta Grupo de Productos en Aspel SAE.

El Grupo de Productos es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una línea de productos que maneja subgrupos.

Una vez definida la línea de productos se procederá a dar de alta las claves de inventarios que conformarán el grupo de productos. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se una nueva categoría de productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto, Servicio, Kit), se deberá armar la matriz que contruirá las combinaciones posibles en base a los subgrupos; esto se podrá hacer de dos formas:

La primera es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opcíon “Grupo de productos”, lo cual solicitará que se asigne una línea de productos que maneje tallas y colores.

La segunda es que al estar dando de alta el producto, directamente se seleccione la línea de productos que maneja tallas y colores.

Como Dar de Alta Kits en Aspel SAE

El Kit es un conjunto de productos o servicios que se agrupan para venderse como una unidad, es lo que en algunos centros de comercio definen como “paquetes”.

Los Kit no llevan inventario en si mismos, sino que su existencia se basa en la existencia de los productos y registro de los servicios que lo componen, por ello antes de vender es importante que se verifique la existencia de cada uno de ellos, ya que si falta la existencia suficiente de uno sólo de los componentes, no se podrá realizar la venta del Kit.

Al seleccionar la opción Kit se habilitará un botón “Armar kit” el cual permitirá el armado del mismo.

Es importante que antes de armar los Kit se tenga capturado cuando menos el precio público, ya que en base a éste se generará el porcentaje del valor desglosado de cada componente.

Como Dar de Alta Servicios en Aspel SAE

La opción Alta de Servicios permite añadir nuevos servicios al inventario; contando con las cuatro carpetas para indicar sus características como por ejemplo: clave, descripción, línea, unidad de empaque, precio, esquema de impuestos, etc. y se puede definir como aquellas claves que se registran en el sistema, pero que no tienen un manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se den de alta compras.

Cabe mencionar que al indicar la opción “Servicio” algunos campos quedarán inhibidos, ya que por ejemplo en un servicio no se tiene peso, volumen, control de almacén, unidad de entrada / salida, lotes, pedimentos, etc.